Wie geht Timing mit personenbezogenen Daten um?

Timing ist als Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet, die Identität der Arbeitnehmer korrekt festzustellen und sorgfältig mit ihren personenbezogenen Daten umzugehen. Als Auftraggeber von Timing sind Sie ebenfalls damit konfrontiert.

Timing handelt gemäß den Regeln und Richtlinien von:

1. Der Verifizierungspflicht

Gemäß der NEN 4400-1 Norm, dem Lohnsteuergesetz und den von Ihnen und Timing getroffenen Vereinbarungen sind Sie als Auftraggeber bei der Einstellung von Arbeitnehmern verpflichtet*, die Identität des Arbeitnehmers anhand des Originalausweises (Reisepass, Personalausweis oder Ausländerausweis) festzustellen und diese Dokumente auf Echtheit und Gültigkeit zu überprüfen. Diese Kontrolle darf nicht auf der Grundlage einer Kopie des Ausweises erfolgen.

2. Dem SNA-Gütesiegel

Das Gütesiegel für alle Zeitarbeits- und Payrollunternehmen sowie (Unter-)Auftragnehmer, das SNA-Gütesiegel, basiert unter anderem auf der NEN 4400-1 Norm; Vermeidung von Betrug und Illegalität. Timing erfüllt die Normanforderungen für die Identitätsfeststellung, die Gültigkeit des Ausweisdokuments, die Vermeidung von Personenverwechslungen und die Dokumentation der durchgeführten Kontrolle.

3. Der DSGVO

Für den Umgang mit personenbezogenen Daten ist Timing verpflichtet, sich an die Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu halten. Wir tun alles, um Datenlecks zu vermeiden.

Was sind Datenlecks?

Ein Datenleck kann entstehen, wenn personenbezogene Daten in die Hände von jemandem gelangen, der sie nicht haben sollte. Die Wahrscheinlichkeit dafür wird erheblich erhöht durch die Art und Weise, wie Informationen von ID-Dokumenten heutzutage oft ausgetauscht werden. Denken Sie an:

• das Fotografieren von ID-Dokumenten mit einem Smartphone: Diese Fotos befinden sich auf dem Telefon und werden oft nicht (rechtzeitig) gelöscht und anschließend automatisch in den (persönlichen) Cloud-Speicher kopiert;
• das Speichern des Fotos auf einem PC, um es anschließend per E-Mail zu versenden oder über eine Website hochzuladen: Diese Fotos werden oft nicht (rechtzeitig) vom PC entfernt;
• das Kopieren eines ID-Dokuments auf einem Kopierer: Die meisten Kopierer haben Speicher, die nicht regelmäßig gelöscht werden;
• das Versenden und Empfangen von Kopien von ID-Dokumenten über Whatsapp: Diese bleiben oft sowohl in der App als auch in der Fotogalerie auf dem Telefon und werden in die (persönliche) Cloud gesichert;
• das Versenden von Kopien von ID-Dokumenten per E-Mail: Diese bleiben oft im Postfach und werden nicht (rechtzeitig) gelöscht.

Im Rahmen der DSGVO sind dies unerwünschte Situationen.

*Begründung durch Juristische Angelegenheiten

Der Grund, warum Timing sich genau an diese Regeln hält, erklärt unser Juristischer Berater: Durch das Scannen von Kopien eines Ausweises ist das Risiko sehr groß, eine Person zu beschäftigen, die sich nicht in den Niederlanden aufhalten darf und/oder keine Arbeiten in den Niederlanden verrichten darf. Wenn das passiert, illegale Beschäftigung, auch wenn es nur für ein paar Stunden ist, kann das den Auftraggeber € 10.000,- kosten.
 
Das ist der erste Verstoß. Wenn es zu weiteren Verstößen kommt, steigen die Bußgelder (Verdopplung und sogar Verdreifachung!). Nun wird das nicht schnell denselben Auftraggeber betreffen, aber das Bußgeld, das Timing auferlegt wird, wird höher, wenn bei einem anderen Auftraggeber illegale Beschäftigung stattfindet. Das wird dann also sehr ernst (Geld).
 
Neben der Geldstrafe wird der Verstoß öffentlich gemacht (naming and shaming). Sowohl Timing als auch der Auftraggeber laufen also ein erhebliches Risiko in Bezug auf Imageschaden.

Weiterhin ist es so, dass Timing bei jeder illegalen Beschäftigung eine Untersuchung durch die Inspektion SZW erhält, was viel Zeit und somit Geld kostet. Die Inspektion SZW gibt jeden Vorfall in diesem Bereich an SNA/VRO weiter und davon wird Timing auch zusätzliche Untersuchungen erhalten. So bekommt Timing ‘Kreuze hinter dem Namen’, mit dem ultimativen Ergebnis des Verlusts unserer Zertifizierung.
 

Mehr wissen?

Nehmen Sie Kontakt mit Ihrem Timing Ansprechpartner auf.