6 Vacatures in Poeldijk

"Heb jij passie voor informatiemanagement en wil jij met ons team de uitdaging aangaan om het beste uit ons informatie- en archiefbeheer te halen? Word dan onze nieuwe Medewerker Informatiemanagement bij JUVA in Poeldijk. Samen met 8 collega's zorg je ervoor dat ons documentenbeheer altijd op orde is. Jij beheert en registreert dossiers, voert het functioneel beheer uit van onze informatiesystemen en je adviseert en ondersteunt je collega's.

Een werkdag bij ons is nooit hetzelfde. De ene dag ondersteun je bij het opschonen van onze applicaties, de andere dag zit je middenin een project om onze documentstromen te digitaliseren en optimaliseren. Je onderhoudt nauw contact met gebruikers over de kwaliteit van het informatiebeheer en zorgt ervoor dat we voldoen aan alle wet- en regelgeving.

Ben je klaar om onze informatiebeheer naar een hoger niveau te tillen? Laat deze kans niet liggen en solliciteer nu op deze uitdagende functie!"

Per direct zijn wij op zoek naar een fulltime administratief medewerker in Rijswijk. In deze functie zul jij werken op de locatie van het European Patent Office in Rijswijk. In deze rol ben jij primair verantwoordelijk voor het onderhouden van het ingaande en uitgaande mailcontact, het opstellen van rapportages, het afhandelen van binnenkomende correspondentie en het bijhouden en maken van logbestanden. Dit doe je natuurlijk niet alleen! Naast jou staan 20 andere collega's in diverse rollen waarmee je kan sparren en samen zult werken. Gezien het een internationale organisatie is is de voertaal op veel afdelingen dan ook Engels. Dit moet dan ook in woord en geschrift goed worden beheerst!

Als facilitair coördinator zorg je dat alle facilitaire zaken goed zijn geregeld. Je coördineert de bezetting en de uitvoering van de repro- en receptiediensten, werkt ook incidenteel mee, voert het relatiebeheer met leveranciers, coördineert evenementen, zorgt ervoor dat het gebouw- en werkplekbeheer op orde is en dat de BHV goed is georganiseerd. Je werkt daarbij nauw samen met je collega’s binnen het team Informatievoorziening en Facilitair Management (IFM).

Jouw werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Coördineren van de receptie en evenementen, waaronder trainingen en in- externe evenementen;
• Beheer van relaties en contracten op facilitair gebied, waaronder schoonmaak, kantoorartikelen, telefonie, koffiemachines, parkeerbeheer zowel in Den Haag als in Goes;
• Beheer van het gebouw en de werkplekken;
• Controleren van de facturen;
• Coördineren van de BHV organisatie;
• Beheer van het kenniscentrum (bibliotheek en tijdschriften).
• Coördineren van seizoensgebonden activiteiten waaronder, Kerst, Startdag, Sinterklaas, Pasen.

Als operationeel administratief medewerker ben jij, dankzij jouw logistieke inzicht, snelheid en enthousiasme, de centrale schakel binnen het depot. Jij zorgt voor de administratieve ondersteuning van de operatie en fungeert als aanspreekpunt voor zowel medewerkers op de werkvloer als pakketchauffeurs en klanten.

Samen met je directe collega('s) werk je overdag tussen 09:00 en 18:00 uur en rapporteer je aan de Distribution Manager.

Wat zijn je verantwoordelijkheden? 
- Je denkt actief mee over snelle oplossingen voor vragen die binnenkomen via telefoon of e-mail van de klantenservice, ontvangers, afzenders of chauffeurs; 
- Je regelt het inplannen van afhaalopdrachten bij onze klanten en zorgt voor duidelijke communicatie met de betrokken chauffeur(s);
- Je beheert routelijsten, bestellijsten, facturen en pakketstatussen in onze systemen; 
- Je helpt klanten in onze Pakketshop op het depot; 
- Je voert dagelijks verschillende controles uit en draagt bij aan het verhogen van de kwaliteit binnen het depot.

GEODIS Netherlands B.V. is op zoek naar een gemotiveerde en nauwkeurig persoon om het HR-team te versterken. In deze rol ben je verantwoordelijk voor het bieden van administratieve ondersteuning aan de HR-afdeling en het zorgen voor een soepele werking van HR-processen. Je komt in een gemotiveerd team terecht van (3) HR backoffice medewerkers en (7) HR adviseurs waarin jullie samen zorgen voor een perfecte service naar de interne klanten toe. Je rapporteert in deze rol aan de HR Manager Payroll & Admin.

Verantwoordelijkheden:

• Ondersteunen bij het wervings- en onboardingproces, inclusief het plaatsen van vacatures, het plannen van sollicitatiegesprekken en het opstellen van arbeidsovereenkomsten.
• Onderhouden van personeelsdossiers en zorgen voor nauwkeurigheid van gegevens in de HR-systemen.
• Afhandelen van vragen van medewerkers en ondersteuning bieden bij HR-gerelateerde zaken.
• Voorbereiden van HR-rapporten en ondersteunen bij gegevensanalyse.
• Ondersteunen van het HR-team bij het organiseren van trainingsprogramma's en initiatieven voor medewerkers ontwikkeling.
• Ondersteunen bij de salarisadministratie en zorgen voor tijdige en nauwkeurige verwerking.
• Op de hoogte blijven van HR-beleid en regelgeving om naleving te waarborgen.

Vereisten:

• Voorkeur voor eerdere ervaring in een HR-administratieve rol.
• Sterke aandacht voor detail en organisatorische vaardigheden.
• Uitstekende communicatie- en interpersoonlijke vaardigheden.
• Vaardigheid in MS Office-toepassingen.
• Vermogen om vertrouwelijke informatie discreet te behandelen.
• Kennis van HR-processen en regelgeving.
• Ervaring met het werken met HR informatiesystemen en/of tijdsregistratiesystemen is een pluspunt.

Als je een proactief persoon bent met passie voor HR en administratieve taken, horen we graag van je. Sluit aan bij GEODIS Netherlands B.V. en draag bij aan het succes van de HR-afdeling.

Functie eisen:

• Minimaal een afgeronde MBO-opleiding in de richting van HRM of een vergelijkbare studie
• Minimaal 2 jaar werkervaring in een vergelijkbare functie binnen HR
• Kennis van relevante wet- en regelgeving op het gebied van HR
• Uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk
• Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal
• Accuraat en oog voor detail
• Proactieve en zelfstandige werkhouding
• Goede organisatorische vaardigheden
• Ervaring met HR-systemen en software