Secretaresse

Als bestuurssecretaresse ben je verantwoordelijk voor het professioneel, effectief en efficiënt afhandelen van alle voorkomende werkzaamheden ter ondersteuning van de leden van het bestuur van de afdeling (het hoofd van de afdeling en de manager bedrijfsvoering). Daarnaast biedt je secretariele ondersteuning aan de vergaderingen van het Dagelijks Bestuur en van het Managementteam van de afdeling H&O.

Als sparringpartner denk je mee en vooruit. Je schakelt snel tussen verschillende onderwerpen en taken en houdt van een hoge werkdruk. Je denkt actief mee met de bestuursleden over prioriteiten in hun agenda’s. Je werkzaamheden bestaan onder meer uit:

Taken:

• Secretariële en administratieve taken: agendaplanning en -beheer, het opmaken van presentaties, notities en correspondentie, voorbereiden van onderwijsactiviteiten, presentaties en promoties;

• ondersteunende en administratieve werkzaamheden t.b.v. besluitvorming en bedrijfsvoering (plannen en voorbereiden van vergaderingen; opstellen van agenda’s; verzamelen, beheren en archiveren van vergaderstukken; notuleren en voortgangsbewaking actiepunten). Ervaring met het werken met Corsa is hierbij een pre;

• ondersteunende en uitvoerende werkzaamheden zoals het afhandelen van aanvragen voor toegangsrechten, administratieve ondersteuning bij werving van personeel, afhandeling van declaraties e.d.;

• ontvangen van bezoekers en het organiseren van bijeenkomsten;

• algemene werkzaamheden zoals telefoon beantwoorden, post verdelen e.d.;

• regelen van facilitaire zaken en voorzieningen.

Het bestuurssecretariaat valt hierarchisch onder de manager bedrijfsvoering. De algemene werkzaamheden worden onderling afgestemd.

Wij bieden

• Startdatum: zo snel mogelijk;

• een bruto uurloon van € 15,53 (functiegroep 7) - loontrede is afhankelijk van ervaring;

• een werkweek van 36 uur.

Wij vragen

• Een afgeronde secretariële opleiding (bij voorkeur);

• ervaring als secretaresse of directiesecretaresse binnen een complexe organisatie;

• Ruime kennis op het gebied van de geautomatiseerde systemen, zoals MS Office (Outlook, Teams, Word, Excel en PowerPoint), Webex, Sharepoint, Corsa;

• een klantgerichte proactieve instelling en het vermogen om snel te kunnen schakelen tussen uiteenlopende onderwerpen;

• sterk in procesbewaking en timemanagement;

• integriteit, flexibiliteit en stressbestendigheid;

• een representatieve uitstraling, goede sociale en communicatieve vaardigheden;

• nauwkeurigheid;

• uitstekende beheersing van de Nederlandse taal en goede beheersing van de Engelse taal in woord en geschrift.

Heb je nog vragen?

Vestiging Timing Inhouse Fries Gron Dren, Vincent Freij
050-7520080

Waar ga je werken?

Het bedrijf is de grootste werkgever van Noord-Nederland. De ruim 13.000 medewerkers werken samen aan zorg, onderzoek, opleiding en onderwijs met als gemeenschappelijke doelstelling: bouwen aan de toekomst van gezondheid.