Secretaresse (HPB) Chirurgie en Levertransplantatie UMCG

De afdeling Chirurgie heeft een supra regionale, topreferente en universitaire functie.

Binnen Chirurgie zijn 7 aandachtsgebieden: Traumachirurgie, Abdominale Chirurgie, Transplantatie en Orgaandonatie, Chirurgische Oncologie, Kinderchirurgie, Vaatchirurgie, Hepatobiliaire Chirurgie & Levertransplantatie. Je komt te werken in een team van secretaresses dat werkzaam is voor deze aandachtsgebieden.

Functiebeschrijving

Wij zijn op zoek naar een enthousiaste secretaresse die ons team bij de Chirurgie komt versterken. De werkdagen zijn in overleg, waarbij ook wordt gekeken naar een optimale bezetting. Je ondersteunt de chirurgen van het aandachtsgebied HPB op tal van gebieden. Momenteel is dit een team van 12 stafleden en 3 fellows. Je bent het visitekaartje van het aandachtsgebied en het eerste aanspreekpunt voor interne en externe bezoekers. Je hebt een behulpzame, vriendelijke en proactieve houding. Je ziet het plannen van afsprakenreeksen als een uitdagende puzzel. Het is daarom belangrijk dat je kunt multitasken en prioriteiten kunt stellen. Ook in de hectiek van de dag bewaar je het overzicht.

Kerntaken:

• Je verzorgt de organisatorische en administratieve ondersteuning van het aandachtsgebied HPB

• Je bewaakt en beheert complexe agenda’s en verzorgt de besprekingen

• Je beheert alle inkomende en uitgaande correspondentie

• Je onderhoudt (internationaal) telefoon- en e-mailverkeer en netwerken

• Je verzorgt de voorbereiding en verslaglegging van de wekelijkse stafvergadering

• Je bewaakt de voortgang van actiepunten en handelt deze deels zelf af

• Je organiseert research/onderwijsbijeenkomsten, symposia en oraties

• Je plant en (helpt) bij het organiseren van diverse (internationale) evenementen binnen en buiten de afdeling

• Je organiseert dienstreizen / boeken van hotels voor de stafleden

• Je vervangt collega secretaresses bij afwezigheid

• Je hebt werkervaring als (directie) secretaresse of managementassistent (vereiste);

• Je hebt minimaal een MBO 4 niveau in de richting (directie) secretaresse of managementassistent;

• Je beheerst de Nederlandse en Engelse taal goed zowel in woord als geschrift;

• Je bent proactief en vindt het een uitdaging om met veel verschillende zaken tegelijkertijd bezig te zijn;

• Je kunt goed prioriteiten stellen en laat je niet snel uit het veld slaan;

• Je kunt zowel goed zelfstandig als in een teamverband werken;

• Je beschikt over uitstekende sociale- en communicatieve vaardigheden;

• Je bent flexibel, accuraat en dienstverlenend ingesteld;

• Je hebt organisatiesensitiviteit;

• Je hebt ervaring met Microsoft Office/Teams en of planningssoftware.

Voor bepaalde beroepsgroepen wordt bij aanstelling een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) gevraagd.