Office Assistent

Als Office Assistant ben jij hét eerste aanpreekpunt van Ausnutria. Als eerste aanspreekpunt draag je zorg voor een vriendelijk en goed ontvangst van onze (internationale) bezoekers. Je bent het visitekaartje van de organisatie. Daarnaast zorg je voor een optimale bereikbaarheid en toegankelijkheid en houdt je hierbij rekening met de vertrouwelijkheid van informatie en de privacy van collega’s/bezoekers. Naast deze front office activiteiten voer je diverse office support werkzaamheden uit ter ondersteuning van de organisatie. Je hebt oog voor detail, reageert snel en adequaat en zoekt altijd naar oplossingen. Je bent goed op de hoogte van de organisatiecultuur, mede hierdoor kan iedereen bij jou terecht voor allerlei vragen. Het team Facilitair bestaat uit een klein team en wordt aangestuurd door de Facilitair Manager. Gezamenlijk zorgen jullie voor het bieden van representatieve en adequate ondersteuning aan directie, management, medewerkers en bezoekers. De standplaats van deze functie is in eerste instantie Heerenveen, hier zal je ingewerkt worden. Later zal je ook werkzaam zijn in Zwolle.

Office Support:

• Beheren van voorraad kantoorartikelen en signaleren van dreigende out-of-stocks;

• Verantwoordelijk voor representativiteit van receptie, vergaderaccommodaties, pantry’s en het pand in algemene zin inclusief verstoringen, met een signalerende functie richting de Facilitair Manager;

• Verzorgen van diverse algemene administratieve werkzaamheden ter ondersteuning van de organisatie;

• Beheer van het archief;

• Bijhouden actualiteit van front office gerelateerd procedures, werkinstructies en interne contactgegevens.

Front Office:

• Gastvrij ontvangen, registreren en te woord staan van bezoekers aan de receptie;

• Verantwoordelijk voor de wachttijd van bezoekers inclusief drankje, garderobe;

• Agendabeheer vergaderzalen;

• Optreden als gastheer/-vrouw bij evenementen, vergaderingen, verzorgen vergaderlunches e.d.

• Aannemen van inkomende (internationale) telefoongesprekken;

• Beheer receptie e-mailbox;

• Afhandelen van de inkomende en uitgaande post;

• Beheren van sleutels, toegangspasjes en uitleenartikelen;

• Verzorgen van relatiegeschenken.

• Beschikking over eigen vervoer. Standplaats is Heerenveen (soms zal je ook werken op locatie Zwolle);

• Goede communicatieve en sociale vaardigheden;

• Klantvriendelijk en stressbestendig;

• Creatief en oplossingsgericht;

• Je kan goed zelfstandig werken.