15 okt '15

WhatsApp is hard op weg dé standaard te worden als het gaat om laagdrempelig en direct communiceren. Flexkrachten zijn eraan gewend en zijn via deze app (onafhankelijk van het type smartphone) ook vrijwel de hele dag “online” en direct bereikbaar. Daarnaast maakt WhatsApp ook gebruik van push-notificaties om je te laten weten dat je een bericht hebt ontvangen.

Beginsituatie
Voor de succesvolle match van flexkrachten aan opdrachtgevers is planning essentieel. Wij willen snel in kunnen spelen op aanvragen van onze klanten. Er gaat veel tijd zitten in de communicatie rondom het invullen deze aanvragen. Bijvoorbeeld bij ziekte of onvoorziene omstandigheden. Ervaring leert dat e-mails niet of te laat worden gelezen, of deze gaan verloren in de stroom van nieuwsbrieven en spam-berichten. Gericht de juiste mensen bereiken is lastig zijn en kost veel tijd.

Testfase
Er is door Timing al op kleine schaal getest met WhatsApp. Zo lag er op één van de vestigingen een telefoon waarmee WhatsApp-berichten verstuurd werden aan een bepaalde groep flexkrachten. Ondanks dat het communiceren via WhatsApp wel door iedereen positief werd ontvangen, waren er toch ook wel wat beperkingen. Met het hele team afhankelijk zijn van een fysiek toestel is natuurlijk niet efficiënt en wenselijk. De ideale situatie is als alle medewerkers tegelijk berichten kunnen sturen en ontvangen zonder op elkaar te hoeven wachten.

Oplossing
Netvlies ontwikkelde een webportaal waar medewerkers onder hun eigen naam kunnen inloggen. Elke vestiging krijgt een eigen 06-nummer. Een flexkracht stuurt een appje naar het 06-nummer van de vestiging en wordt automatisch als contactpersoon geregistreerd in het portaal. Het beheer van de verschillende WhatsApp-groepen en contactpersonen, en het versturen van berichten kan via het portaal. Hier is geen smartphone met WhatsApp voor nodig. Meerdere medewerkers kunnen tegelijk vanaf hun eigen werkplek (of mobiel) inloggen en vanuit het portaal appjes naar groepen of individuele flexkrachten.

Groeps- vs. Individueel gesprek
In een groepsgesprek krijgen alle deelnemers alle berichten in die groep te zien. Ook elkaars berichten. Afstemming over een bepaalde dienst verloopt snel en direct, zodat de planning van de opdrachtgever snel is ingevuld. Uiteraard kan een intercedent ook rechtstreeks met een flexkracht appen, bijvoorbeeld om details af te stemmen die niet voor de hele groep relevant zijn.

Verwachting
Timing denkt dat WhatsApp een belangrijke rol gaat spelen als extra service naar de flexkrachten. Het is een nieuwe persoonlijke en directe manier van communiceren die van deze tijd is.