22 jun '17


Het motto van Timing is: Wij Doen. En dat doen we ook: nu weer met de introductie van een innovatieve en gebruiksvriendelijke oplossing om systemen voor urenregistratie digitaal aan elkaar te koppelen. Het platform realiseert een enorme tijdwinst, niet alleen voor Timing maar ook voor inlenende bedrijven.

Samen met gespecialiseerde ICT-dienstverlener Akyla heeft Timing uitzendteam een webbased systeem ontwikkeld dat het uitwisselen van gegevens voor urenregistratie sterk verbetert en vereenvoudigt. Het risico op fouten zoals dubbele gegevensinvoer, is met het nieuwe systeem minimaal. Het zogeheten ‘koppelplatform’ is begin 2017 als eerste geïntroduceerd bij enkele grote klanten van Timing. De ervaringen  met het werken ermee zijn bijzonder positief.

De invoering van een gestandaardiseerde werkwijze voor urenregistratie en urenverwerking in de uitzendbranche, heeft binnen de uitzendbranche lang op zich laten wachten. Pas sinds een aantal jaar komt deze ontwikkeling in een echte stroomversnelling terecht. De SETU (Stichting Elektronische Transacties Uitzendbranche) waar Timing actief lid van is, heeft een standaard binnen de uitzendsector weten te realiseren. Echter, het gebruik van verschillende administratieve softwaresystemen bij inlenende bedrijven, bemoeilijkte tot nu toe bij hen de invoering van de SETU-standaard voor digitale urenregistratie en de verwerking van alle administratieve en financiële gegevens.

 

Van maatwerk naar uniformiteit

Bij Timing hebben we hierdoor lange tijd maatwerk per klant geleverd om hen goed te kunnen aansluiten op ons systeem, gebaseerd op de SETU-standaard. Dit kostte vanzelfsprekend tijd en geld. Heel vaak moesten de systemen van inlenende bedrijven worden aangepast. Bij het parametriseren (omzetting naar model parameters) ging er desondanks nog weleens iets mis. Er is als gevolg hiervan door Timing actief gezocht naar mogelijkheden om de digitale urenregistratie en onderlinge gegevensuitwisseling te kunnen verbeteren en klantvriendelijker te maken. De ontwikkeling van een nieuw, webbased ‘koppelplatform’ in samenwerking met ICT-dienstverlener Akyla biedt nu de gewenste oplossing. Met het nieuwe systeem wordt het bijhouden van de urenregistratie en het uitwisselen van alle administratieve gegevens, sterk vereenvoudigd. De kans op het maken van fouten is bovendien veel kleiner. Is er toch sprake van een foutieve invoer, dan zal dit bovendien eerder dan voorheen door een intercedent worden opgemerkt. Een intercedent kan via het systeem ook eenvoudig signaleren welke uitzendkrachten binnenkort aan de maximale duur van hun tijdelijk contract zitten.

 

Foto

Systeemonafhankelijk ontwerp

Sinds medio 2016 is hard gewerkt aan dit nieuwe platform voor digitale urenregistratie. Een belangrijke verbetering is het feit dat deze systeemonafhankelijk is ontworpen. Hierdoor kunnen inlenende bedrijven worden aangesloten zonder dat er aanpassingen aan hun eigen systemen of gehanteerde werkwijzen nodig zijn. Urenregistraties die bijvoorbeeld worden bijgehouden in een Excel-sheet, kunnen zonder aanpassing of omzetting worden aangeboden. Met een simpele druk op de knop worden deze uren geïmporteerd in het systeem van Timing. Ook aan de kant van Timing hoeft er voortaan minder werk te worden verzet om een koppeling met een nieuw bedrijf ‘up and running’ te krijgen. Een korte training volstaat om goed met het systeem te kunnen werken.

Digitale ontrafeling van cao’s

Een andere belangrijke verbetering betreft de zogeheten ‘digitale ontrafeling’ van cao’s. Bij de urenverwerking en de salarisadministratie voor flexkrachten wordt uiteraard gewerkt volgens de geldende cao-regelingen in de branche waar iemand op dat moment werkzaam is. In de praktijk betekent dit dat een cao door het uitzendbureau vooraf moet worden ‘ontrafeld’ . Bij ieder nieuw bedrijf moeten alle onderdelen die van belang zijn voor de verloning, worden geselecteerd en opgenomen in het systeem van urenregistratie, zodat overwerkvergoedingen e.d. automatisch worden berekend. Het koppelen van registratiesystemen in combinatie met het ontrafelen van  cao’s, was voorheen altijd een bijzonder arbeidsintensief proces. Per klant nam dat doorgaans meerdere dagen werk in beslag.

 

Drag and drop-editor

De cao-ontrafeling is nu teruggebracht tot ongeveer een dag werk. Het nieuwe platform is toegerust met een speciale ‘drag and drop-editor’ om geldende cao-bepalingen eenvoudig te selecteren, te slepen en te activeren binnen het systeem. Hiermee kan Timing voor een inlenend bedrijf in één keer alle onderdelen van een cao ‘inregelen’ die van belang zijn voor de correcte verloning en facturatie van uitzendkrachten. Dit betekent een enorme tijdwinst terwijl het risico op fouten ook voor dit onderdeel aanzienlijk wordt verkleind. Een dergelijke tool bestond tot dusverre nog niet binnen de uitzendbranche. We werken inmiddels aan een upgrade van het platform, om het inrichtingsproces van ‘cao-ontrafeling’ nog eenvoudiger te maken, door herbruikbare bouwblokken te introduceren.

 

Scherp controleren verleden tijd

Tot slot betekent het platform ook gemak voor de flexkrachten. Zij hoeven niet meer zelf ervoor te zorgen dat hun uren ook in het systeem van Timing worden geregistreerd, maar voeren deze uitsluitend in via het systeem van de opdrachtgever. Door het koppelplatform komen die vervolgens zonder verdere handelingen automatisch in het systeem van Timing terecht. Voorheen werden dezelfde uren apart geregistreerd in twee verschillende systemen (die van Timing en de opdrachtgever) en was de kans op dubbele registraties veel groter, doordat systemen niet altijd optimaal met elkaar communiceerden. Intercedenten moesten steeds scherp controleren. Dat is nu verleden tijd. De flexkrachten kunnen verder op elk gewenst moment de eigen uren- en salarisadministratie inzien via de Timing-portal of de Timing-app.

 

Het koppelplatform wordt de komende maanden verder uitgerold bij inlenende bedrijven en daarnaast ook voorzien van nieuwe functionaliteiten.