Effectief Een Personeelsplanning Maken

Op basis van ervaring en gevoel een rooster maken zonder rekening te houden met organisatiedoelstellingen, we horen het vaak bij Timing. Maar wist u dat het plannen van personeel veel effectiever is? Zo zet u medewerkers in op het juiste moment en de juiste plaats gebaseerd op kwalificaties om de doelstellingen van uw organisatie te realiseren. U maakt meer mogelijk met dezelfde mensen en middelen. Het resultaat is kostenbesparing of kwaliteitsverbetering én u voldoet beter aan de klantwaarden. Ook kunnen medewerkers flexibeler werken en worden ingezet op talenten, waardoor u betere arbeidsomstandigheden creëert. Win-win! Wij geven u 7 stappen om te starten met personeelsplanning.

Stap 1: start met de voorbereidingen

Het begint allemaal met de keuze voor een goed plansysteem. Zodra u een plansysteem heeft gekozen is het zaak om het systeem te vullen met zaken als beschikbaarheid, kwalificaties en diensten. Zorg er ook voor dat het strategisch personeelsbeheer van uw organisatie op orde is; bijvoorbeeld wat zijn u sleutelposities en hoe zorgt u ervoor dat uw personeel voldoende multi-inzetbaar is. Hoe beter de voorbereiding, hoe beter de uiteindelijke planning

Stap 2: maak een prognose

Een volgende belangrijke stap is de prognose. Hoeveel medewerkers denk je op welke dag nodig te hebben? Op welke tijden heb je hen nodig? Houd ook rekening met piek- en dalperiodes. Wanneer denk je te moeten opschalen of afschalen? De antwoorden op deze vragen zijn een goede start voor het maken van voorspellingen. Onthoud dat de kunst van goede prognoses maken vooral het naderhand terugblikken is. Zo wordt uw forecasting de volgende keer nog beter.

Stap 3: suggesties medewerkers en de vaste schil

Bij personeelsplanning zijn de suggesties van uw medewerkers van groot belang. Luister naar hen, wanneer kunnen zij werken, welke tijden hebben de voorkeur? Zodra u dit overzichtelijk heeft begint u met het inplannen van de vaste schil. Dit zijn de mensen die veelal werken op vaste dagen en uren met vaste werkzaamheden en werkplekken.

Stap 4: Beschikbaar maken van diensten dankzij zelfroosteren

Nadat u de vaste schil heeft ingepland, weet u wanneer u de flexibele schil nodig heeft. Maak dit kenbaar en laat hen zichzelf inplannen. Dit bevordert ook nog eens de medewerkersbetrokkenheid.

Stap 5: Update de personeelsplanning

Na het doorlopen van de eerste vier stappen is het tijd voor een update van de planning voor een compleet overzicht. Nu weet u exact wie wanneer en waar gaat werken en komt u niet voor verrassingen te staan. Ook kunt u zo beter inspelen op eventuele veranderingen.

Stap 6: Planning complementeren

Vanwege eventuele veranderingen zoals verzuim of opschaling in productie is het belangrijk dat u de planning niet alleen nauw in de gaten houdt, maar ook beschikbaar bent voor de dagelijkse sturing wanneer dit nodig is.

Stap 7: Analyseren en optimaliseren 

Een belangrijk en niet te vergeten onderdeel van plannen is de analyse. Met een dashboard krijgt u inzicht in uw daadwerkelijke planning in relatie tot de prognose, beschikbare medewerkers op sleutelposities, scores op de KPI’s en veel meer. Bepaal op welke termijn u de resultaten analyseert zodat u voor de volgende periode een nog betere personeelsplanning kunt realiseren.

Timing helpt bij een optimale personeelsplanning

Om u te helpen bij personeelsplanning heeft Timing een eigen planproces waarin het eerder besproken 5-stappenplan is verweven. De planning die we voor u maken is afhankelijk van uw organisatiedoelstelling. Ligt de focus op budget? Dan maken we bijvoorbeeld alle werkplekken inzichtelijk en bepalen we het gemiddelde budget per werkplek, rekening houdend met ervaring en doelgroep. Dit vormt de basis voor een op maat personeelsplanning. Wilt u weten hoe u uw bedrijfsproces verder kan optimaliseren?